TIETOSUOJASELOSTE
Laadittu 17.10.2022
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Emil Aaltosen muistorahasto sr.
Y-tunnus: 1565018-8
Postiosoite: c/o Suomen Säätiötilipalvelu, PL 29, 00131 Helsinki
2. Rekisterin nimi
Emil Aaltosen muistorahaston apurahajärjestelmä.
3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Yhteyshenkilönä toimii Anne Ala-Mattinen
Sähköpostiosoite on anne.alamattinen@gmail.com
Puhelinnumero: 045 131 6675
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen
apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palvelun toiminnan
seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan
apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen
maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin
liittyvät tiedot.
Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta ja työryhmän jäsenistä,
Nämä tiedot kerätään apurahan/avustuksen hakijoilta. Hakija voi myös nimetä
suosittelijoita, joiden järjestelmään tallennettavat tiedot hakija antaa.
Lisäksi kerätään apurahojen/avustusten maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan
toiminnasta apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten
lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän
välinen järjestelmän sisäinen viestintä.
Apurahan hakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan
suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Myös muiden
rekisteröityjen rekisteröinti perustuu henkilöiden suostumukseen.
Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta
hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli
riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.
5. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsittelevät säätiön hallitus, säätiön erikseen määrittelemät
arvioijat, teknistä tukea antavat henkilöt, tilinpidosta ja maksatuksesta
huolehtivat nimetyt käyttäjät ja tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä
laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.
6. Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä
määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään
kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö
tapahtuu suojatun SSL yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia
valvotaan. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat erilaisilla teknisillä
keinoilla suojattuja. Pilvipalvelun palvelimet sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa
tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot
● Käyttäjätunnukset säilytetään, mikäli käyttäjillä on hakemuksia, joita ei ole
merkitty päättyneeksi.
● Jos käyttäjätunnus on tarkasteluhetkellä ollut käyttämättä yli kolme vuotta,
eikä hakijalla ole aktiivisia hakemuksia, käyttäjätunnus poistetaan
järjestelmästä.
Keskeneräiset hakemukset
● Hakija voi itse poistaa keskeneräiset hakemukset järjestelmästä.
● Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset viimeistään 12 kuukauden
kuluessa haun päättymisestä.
Hakemusten arviointitiedot
● Arviointitiedot poistetaan vuoden sisällä myöntövuoden päättymisestä.
Ei myönnetyt hakemukset
● Säätiö poistaa tai anonymisoi kielteisen päätöksen saaneet hakemukset
kahden vuoden kuluessa hakuvuoden päättymisestä. Anonymisoinnissa
hakemustiedoista poistetaan kaikki henkilötiedot.
Hakemukseen liittyvät viestit poistetaan, kun hakemus poistetaan tai kun viestit
havaitaan tarpeettomiksi.
Hakemusten liitteet poistetaan kahden vuoden sisällä myöntövuoden
päättymisestä.
Maksatustietojen tilinumerot ja henkilötunnukset poistetaan 2 vuoden sisällä
loppuraportin hyväksymisestä.
Myönnettyjen hakemusten keskeiset tiedot (saaja, tarkoitus, myöntösumma,
luokittelut) säilytetään pitkäaikaisesti.
Selvitykset myönnetyistä apurahoista säilytetään pitkäaikaisesti.
8. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa
Käyttäjien käyttäjätunnukset
Pääset apurahan hakijana/saajana kirjautumaan järjestelmään ja näkemään
kaikki antamasi rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun.
Ajantasaiset yhteystietosi pääset näkemään ja muuttamaan kohdasta Asetukset –
Henkilötiedot
Sinulla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Jos sinulla on asiaa
koskevaa pyyntöä tai kysyttävää, voit osoittaa ne säätiön apurahasihteerille
järjestelmän sisäisellä viestillä.
Sinulla ei ole kuitenkaan ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen
arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin.
Voit siirtää hakemuslomakkeesi järjestelmästä sähköisessä pdf-muodossa
itsellesi.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot
henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.
9. Tietojen luovutus
Tieto luonnollisille henkilöille myönnetyistä apurahoista luovutetaan
Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle, mikäli apurahan käyttöaika ja suuruus
ylittää MELA:n määrittelemät rajat.
Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan
verohallinnolle.
Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös
tutkimuksen/ hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja
vuosikertomuksessa.
Säätiö voi luovuttaa haettuihin ja myönnettyihin apurahoihin liittyviä tarpeellisia
henkilötietoja toisille apurahojen / avustusten myöntäjille.